Lider to ktoś, kto stoi na czele i od kogo wiele zależy. Ktoś, kto motywuje swoim przykładem i pobudza do działania całą grupę, organizuje i rozwiązuje konflikty. Odpowiedzialne przywództwo nabiera szczególnego znaczenia w stowarzyszeniach takich jak uniwersytety trzeciego wieku. Aktywni liderzy to duża szansa na aktywność innych słuchaczy UTW. Jak sprawnie zarządzać stowarzyszeniem i dlaczego dla liderów tak ważna jest wiedza z zakresu zarządzania?

Tam, gdzie nie ma dobrego menadżera, nie ma też sukcesu. Bycie liderem UTW to duże wyzwanie, ale też sprawdzian umiejętności i wiedzy z wielu dziedzin. Bez nich niemożliwe jest osiągnięcie celów, które stoją przed uniwersytetami trzeciego wieku: pobudzanie aktywności umysłowej i fizycznej w grupie seniorów, edukacja, inspirowanie do współdziałania i przełamywania stereotypów.

Pomysł i chęć nie wystarczą

Zarządzanie uniwersytetem trzeciego wieku już dawno przekroczyło ramy prowadzenia szkółki niedzielnej. Większość uniwersytetów działa jako samodzielne stowarzyszenia. Aby mogły one zaspokoić oczekiwania coraz większej liczby słuchaczy, muszą działać jak sprawne maszyny. Często przez jeden błąd czy jedno zaniedbanie maszyna zaczyna się psuć. A koszty…?

UTW pełnią dziś wiele ważnych dla seniorów funkcji – edukacyjną, integracyjną, pobudzającą do aktywności i współpracy. Przeciwdziałają wykluczeniu społecznemu i dyskryminacji tego środowiska. W starzejącym się społeczeństwie Polski i Europy jest to wartość nie do przecenienia.

Uniwersytety nie są samotnymi wyspami. Współpracują ze sobą, a także z innymi organizacjami, samorządami, administracją rządową, uczelniami wyższymi. Podołać takim zadaniom może jedynie ktoś, kto nie tylko ma chęć i pomysł, lecz także jest świadomy potrzeby poznania podstaw zarządzania.

Planuj – organizuj – kontroluj i wyciągaj wnioski 

Zarządzanie UTW to proces wielokierunkowy. Obejmuje organizację pracy i czasu, zarządzanie ludźmi, kosztami i jakością. Umiejętności związane z każdą z tych dziedzin decydują o powodzeniu działalności stowarzyszenia. I chodzi tu nie tylko o warunki, w jakich słuchacze zdobywają wiedzę, lecz także o ocenę konkretnego uniwersytetu przez otoczenie – instytucje i organizacje współpracujące. To władze stowarzyszenia podejmują najważniejsze decyzje odnośnie do jego funkcjonowania i biorą za nie odpowiedzialność – na wszystkich etapach, czyli od planowania (określanie celów i kierunków rozwoju), przez organizowanie (określanie struktur organizacyjnych, funkcji i stanowisk, zatrudnianie osób) i kierowanie (wydawanie poleceń i instrukcji dotyczących wykonania zadań) aż do monitorowania (analizowanie, sprawdzanie) oraz kontrolowania wszelkich procesów i aspektów działalności.

Trudno ocenić, która z dziedzin zarządzania jest dla lidera najważniejsza. Wszystkie wzajemnie się warunkują i uzupełniają, tworząc dobrze działający system. Zarządzanie zasobami ludzkimi wymaga umiejętności pracy z ludźmi w różnym wieku – osobami starszymi, ale też studentami, wolontariuszami, wykładowcami z uczelni wyższych i specjalistami.

Niełatwo stworzyć warunki współpracy dla tak zróżnicowanej kadry, a przy tym motywować do osiągania założonych celów – indywidualnych i całego stowarzyszenia. Ważne jest właściwe organizowanie czasu i pracy, czyli takie zaplanowanie i uporządkowanie czynności, kalendarza prac i czasu ich trwania, aby zadania były wykonywane terminowo.

Wiąże się z tym także zarządzanie komunikacją, a zatem dbanie o to, aby ważne informacje docierały do osób zainteresowanych w odpowiednim czasie. Pozwoli to unikać z pozoru drobnych, ale istotnych błędów, takich jak spóźnienia, bałagan w dokumentach, nakładanie się terminów spotkań, problemy z przepływem informacji czy konflikty w zespole. Powtarzające się błędy mogą znacznie obniżyć efektywność pracy, utrudnić bieżące funkcjonowanie stowarzyszenia i ograniczyć jego możliwości rozwoju.

W działalność każdej organizacji wpisane jest zarządzanie kosztami. To właśnie od zgodności działań z zaplanowanym budżetem zależą efekty pracy stowarzyszenia. Wyznaczenie kategorii kosztów, plan budżetowy, kontrola realizacji tego planu – w UTW wszystko to należy zwykle do kompetencji zarządu.

Z kolei zarządzanie jakością to przede wszystkim dbałość o poziom oferty edukacyjnej dla seniorów, a także o przestrzeganie standardów działania samego stowarzyszenia. Warto więc określić liczbę godzin wykładów i innych zajęć, kadrę wykładowców, warunki, w jakich odbywają się zajęcia, rodzaje zajęć aktywizujących itp. Jakość oferty w znaczącym stopniu wpływa na ogólny sukces uniwersytetu.

Lider musi też wykraczać poza to, co dzieje się tu i teraz. Planując, ocenia ryzyko związane z realizacją niektórych projektów. Przewiduje zdarzenia mogące negatywnie wpłynąć na przebieg danego przedsięwzięcia, ocenia zagrożenie i przygotowuje plan B.

Odpowiedzią na pytanie o to, jak skutecznie i profesjonalnie zarządzać, są cztery zasady. Planuj – twórz strategię, plan działania, program, procedury. Wykonaj – realizuj cele i zadania, które zaplanowałeś. Monitoruj i zmieniaj – przyglądaj się systemowi zarządzania, poprawiaj. Sprawdź – analizuj dane, sprawozdania i raporty, przeprowadzaj audyty.

Zarządzanie zgodne z prawem

Jedno jest pewne: bez znajomości podstaw prawnych nie ma szans na sprawne i skuteczne działanie uniwersytetu trzeciego wieku. Funkcjonowanie każdego stowarzyszenia opiera się na statucie. To w nim znajdują się podstawowe informacje: nazwa, teren działania, adres siedziby, zasady członkostwa, sposób wyboru władz i pozyskiwania funduszy na działalność, cele i sposoby ich realizacji. Statut określa także rodzaje i kategorie członków stowarzyszenia (zwyczajni, honorowi, wspierający), zakres ich praw i obowiązków, a także strukturę władz (walne zebranie członków, zarząd, komisja rewizyjna) i kompetencje poszczególnych organów. Wśród obowiązkowych dokumentów stowarzyszenia są także: potwierdzenie nadania numeru identyfikacji podatkowej NIP przez urząd skarbowy, potwierdzenie nadania numeru REGON przez Główny Urząd Statystyczny, umowa rachunku bankowego (jeśli stowarzyszenie ma konto bankowe), umowa wynajmu (użyczenia) lokalu na siedzibę stowarzyszenia lub akt własności. Wskazane jest również prowadzenie aktualnej listy członków stowarzyszenia, imiennej listy członków organów – zarządu i komisji rewizyjnej – oraz zasad rachunkowości.

Czuwając nad bieżącymi procesami, warto jednocześnie rozwijać działalność stowarzyszenia. Najprostszym sposobem jest realizowanie nowych projektów – ich planowanie i przygotowywanie oraz zdobywanie funduszy zewnętrznych, choćby poprzez uczestnictwo w konkursach grantowych. Ale na dofinansowanie mogą liczyć tylko takie projekty, które spełniają wymagania formalne. Dlatego pierwszą lekturą powinien być zawsze regulaminu konkursu.

Na podstawie: W. Borczyk, M. Pękala-Piekarska, Zarządzanie Uniwersytetem Trzeciego Wieku krok po kroku, Nowy Sącz 2012